Nederlandse gemeenten hebben allemaal hun eigen wijze van afhandeling van aanvragen voor omgevingsvergunningen ontwikkeld. Ook ruim tien jaar nadat de Wabo in werking is getreden, blijkt dat de afhandeling in veel gevallen efficiënter en transparanter kan en dat het proces nu al kan worden voorbereid op de Omgevingswet. De sleutel hiervoor ligt niet alleen bij de vergunning-software, maar ook bij slimme afspraken en manieren van werken.
Het behandelen van de Wabo vergunningaanvragen in de praktijk
Kenmerk van de Wabo vergunning is dat in één proces, in één product meerdere vakdisciplines samenkomen. De behandelaar kan niet alle 26 verschillende specialismen beheersen en ook uitvoering, toezicht en beleid zijn relevant bij vergunningverlening. Dat is de reden dat de behandelaar als casemanager fungeert.
In de ideale situatie heeft de casemanager direct een aanvraag die voldoende gegevens bevat en krijgt deze dan ook spoedig een beoordeling van de relevante specialisten, die bovendien zonder aanpassing in de omgevingsvergunning kan worden opgenomen.
In werkelijkheid is het vaak zo dat aanvragen zelden compleet zijn, dat de adviseurs niet altijd vlot een bruikbaar advies geven, dat de adviezen soms tegenstrijdig zijn en dat de aanvragen, ook zonder het huidige tekort aan Wabo-vergunningverleners, vrijwel altijd de volledige wettelijke behandeltermijn nodig hebben. Zowel de casemanager als de aanvrager weet vaak pas tegen het eind van de behandeltermijn hoe de inhoudelijke beoordeling zal uitvallen.
In diezelfde ideale situatie is de vergunning, waarbij besluit, gronden en overwegingen via het sjabloon in de vergunningensoftware met één druk op de knop te genereren. Dit sjabloon is juridisch beoordeeld en levert een beschikking op die begrijpelijk en overzichtelijk is. Vaak is, zeker bij meervoudige vergunningen, het opstellen van een beschikking op het eerste gezicht een invuloefening, maar blijkt het product uiteindelijk onduidelijk, slecht te volgen en juridisch net voldoende.
Recepten voor verbetering
Een goed vooroverleg, een goed ingevoerde frontoffice en actuele informatie die beschikbaar is op de gemeentelijke website scheelt al veel moeite bij het komen tot een volledige aanvraag, waarbij de aanvrager ook al een indicatie heeft van de beoordeling. Ook een intaketafel is een waardevol onderdeel van het proces van afhandeling gebleken, omdat hiermee vlot duidelijk is welke kant een beoordeling op zal gaan. Deze intaketafel kan de vorm hebben van een wekelijkse bijeenkomst van interne specialisten, maar ook een (online) intake-bijeenkomst van interne en externe specialisten die bij de aanvraag betrokken zijn. Op die manier kunnen ook de externe diensten warm bij het proces betrokken worden.
Ook is een periodiek overleg met een manager die de voortgang binnen de werkvoorraad van de collega’s in beeld heeft dankzij vergunningensoftware, erg waardevol op het moment dat het de afhandeling anders zou stokken bij randvoorwaarden of team-samenwerking. Daarnaast is het twee-ogen principe bij opstellen van beschikkingen en eventueel correspondentie, een goede aanvulling op de behandeling, mits dit tegen-lezen binnen een dagdeel kan plaatsvinden. Dit verhoogt de kwaliteit en de leesbaarheid van de producten. En ook al is de vergunning-software niet de oplossing voor alles, een goede en voortdurende samenwerking tussen de vergunningverleners, een jurist, de functioneel beheerder en de technische beheerder is cruciaal, omdat daarmee de mogelijkheden van de software en de efficiënte en correcte afhandeling van de aanvraag goed op elkaar aansluiten.
De kans is groot dat 2022 het laatste jaar is dat gemeenten met Wabo-aanvragen te maken hebben. De gegeven suggesties voor onderdelen van de afhandeling van Wabo-vergunningaanvragen zijn echter ook van toepassing vergunningaanvragen onder de Omgevingswet. De hoeveelheid en de soorten elementen van het vergunningverleningsproces veranderen, maar het basiskenmerk, de casemanager die nooit een éénpitter is, blijft. De bestaande drukte vraagt om een procesverbetering op korte termijn, de aanstaande omgevingswet vraagt om een toekomstbestendige procesinrichting die al in de prakrijk gebracht moet worden. Dit is het moment.
Advies nodig over het afhandelen van vergunningen onder de Wabo, neem dan contact op!
Lijkt het je ook leuk om te werken bij verschillende gemeenten? Solliciteer dan snel en wij gaan op zoek naar een leuke opdracht voor jou!
