De implementatie van zaaksystemen bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet

De implementatie van zaaksystemen bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet: Een stap richting efficiëntie en transparantie

Op 1 januari 2024 was het zover; de Omgevingswet trad dan toch echt in werking. Deze wet heeft als doel het vereenvoudigen en stroomlijnen van de regelgeving omtrent de fysieke leefomgeving. Een van de cruciale aspecten van de implementatie van de Omgevingswet is de introductie van passende zaaksystemen.

De Omgevingswet is een baanbrekende stap in het Nederlandse beleid met betrekking tot de fysieke leefomgeving. De wet integreert meer dan 25 bestaande wetten en regelingen, waaronder de Wet ruimtelijke ordening, de Wet natuurbescherming en de Waterwet. Het hoofddoel van de Omgevingswet is het vereenvoudigen van de regelgeving om de ontwikkeling en het beheer van de leefomgeving te vereenvoudigen.

De rol van zaaksystemen in de Omgevingswet

Een van de centrale elementen van de Omgevingswet is de digitalisering van processen en het streven naar een uniforme aanpak in de vergunningverlening, toezicht en handhaving. Zaaksystemen kunnen hierbij een belangrijke rol spelen. Het zaaksysteem maakt het mogelijk om zaken, zoals vergunningsaanvragen en meldingen, efficiënt en gestructureerd te behandelen en te volgen. Door deze ontwikkeling, dragen zaaksystemen bij aan een gestroomlijnde, toegankelijke overheid, wat kan resulteren in snelle dienstverlening voor burgers en bedrijven.

Veranderingen in het zaaksysteem bij invoering van de Omgevingswet

De invoering van de Omgevingswet zorgt voor een verschuiving van de manier waarop ruimtelijke ordening, vergunningverlening en handhaving worden gereguleerd. De wet heeft verstrekkende gevolgen voor overheidsinstanties, waaronder de noodzaak om het zaaksysteem ingrijpend aan te passen. Een aantal belangrijke veranderingen worden hieronder toegelicht.

Integratie van vergunningen en gegevens

Een van de meest ingrijpende veranderingen die de Omgevingswet met zich meebrengt, is de integratie van verschillende vergunningen tot één omgevingsvergunning. Dit vereist een herziening van bestaande, of het bouwen van een totaal nieuw zaaksysteem.

Digitalisering en standaardisering

De Omgevingswet benadrukt het belang van digitalisering en stelt standaarden vast. Zaaksystemen moeten zo worden ingericht dat ze aan deze eisen voldoen, inclusief het gebruik van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Dit kan aanzienlijke voordelen met zich meebrengen, zoals het verminderen van papierwerk, versnellen van besluitvorming en het verbeteren van de toegankelijkheid voor burgers en bedrijven.

Informatievoorziening en transparantie

Transparantie is een kernprincipe binnen de Omgevingswet. Zaaksystemen moeten zo worden ingericht om informatie beter toegankelijk te maken voor het publiek. Dit omvat het online beschikbaar stellen van relevante documenten en gegevens, waardoor burgers en belanghebbenden gemakkelijk toegang krijgen tot informatie over vergunningen en besluitvorming.

Samenwerking tussen overheidsinstanties

De Omgevingswet bevordert samenwerking tussen verschillende overheidsorganisaties, zoals gemeenten, provincies en waterschappen. Zaaksystemen moeten hierop worden ingericht om gegevensuitwisseling en samenwerking tussen deze organisaties te vereenvoudigen.
(VNG, 2023) (gemmaonline, 2022)

Uitdagingen en succesfactoren

Hoewel de implementatie van het zaakgericht werken bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet veel voordeel kan bieden, zijn er ook uitdagingen om rekening mee te houden

Het is belangrijk dat zaaksystemen goed worden ontworpen en geïmplementeerd. Uit mijn persoonlijke ervaring merk ik dat dit een flinke uitdaging kan zijn. Met name het optimaliseren van processen en de stabiliteit van de software kan regelmatig tot uitdagingen zorgen, waardoor er creatieve oplossingen gezocht moeten worden. Dit vereist voldoende kennis, een gedegen planning, voldoende budget en betrokkenheid van alle relevante stakeholders. Slecht ontworpen zaaksystemen kunnen het risico op fouten vergroten en de efficiëntie ervan verminderen.

Daarnaast is opleiding en training van medewerkers van cruciaal belang. Het succes van zaaksystemen hangt in grote mate af van de bekwaamheid van de mensen die ermee werken. Training zou daarom een integraal onderdeel moeten zijn van de implementatie. Ruimtemeesters kan hierin een rol spelen. Wil u meer weten over de Omgevingswet, de gevolgen voor uw gemeente of hulp bij implementatie en doorvertaling, neem dan vrijblijvend contact met ons op.